Todo el estudio en un solo sistema

Casos y actuaciones

El expediente es el centro del sistema. Cada caso guarda su número de causa, la judicatura, la etapa procesal, el cliente, las partes y el equipo que lo lleva.

• Número de causa con el formato del SATJE, validado y completado automáticamente: al escribir el número, el sistema reconoce el código de dependencia y llena la judicatura y la ciudad.
• Etapa procesal tomada de un catálogo ordenado, no de texto libre, para que todos en el estudio escriban lo mismo.
• Línea de tiempo de actuaciones por caso, que actualiza automáticamente el cálculo de inactividad.
• Partes procesales: actor, demandado y terceros, con el abogado de la contraparte.
• Alertas de abandono según el artículo 245 del COGEP: 30, 90 y 150 días.

Términos y audiencias

Los plazos dejan de vivir en la agenda personal de cada abogado y pasan a ser información del estudio.

• Términos con fecha de vencimiento y avisos anticipados configurables.
• Audiencias con fecha, hora, lugar y estado.
• Vista por colores según lo que falte para el vencimiento.
• Todo enlazado al expediente al que corresponde.

Reparto del trabajo

Encargue un escrito a un abogado del equipo, con su plazo y su responsable, y sepa con certeza si se cumplió dentro del término.

• Cada tarea se ata a un caso y, si corresponde, al término procesal que la origina.
• Se cumple adjuntando el documento, que queda archivado en el expediente.
• El sistema deja sellado si se cumplió dentro o fuera de plazo, en el momento en que ocurrió. Ese registro no cambia después.
• Avisos al responsable antes del vencimiento, y al patrocinador si ya venció.

Plantillas de escritos

Cargue sus propios modelos en Word, con su membrete y su redacción. El sistema los completa con los datos del caso y le devuelve el documento listo para revisar.

• Se completan el número de causa, la judicatura, la ciudad, los comparecientes, la fecha y los datos del patrocinador.
• Firma el abogado asignado al caso, con su matrícula del Foro, su casillero judicial y su casillero electrónico, no quien preparó el borrador.
• Si falta algún dato, el documento lo señala de forma visible en lugar de dejar un espacio en blanco que pase inadvertido.
• El escrito generado queda guardado en los documentos del expediente.

Clientes, prospectos y conflictos

La cartera del estudio, con el historial de cada cliente y el seguimiento de las consultas que todavía no son un caso.

• Ficha de cliente con todos sus casos, su estado y su situación financiera.
• Prospectos con fecha de llamada de seguimiento, y conversión a cliente en un paso.
• Verificación de conflictos de interés al registrar un cliente, un prospecto o una parte procesal: el sistema cruza cédula, RUC y nombre contra todo el estudio y advierte si esa persona ya es contraparte en otra causa suya.
• La advertencia informa, no bloquea. La decisión sigue siendo del abogado.

Honorarios y gastos

El estado de cobro de cada caso, sin facturación por horas.

• Honorarios fijos, variables y extraordinarios.
• Pagos parciales, con el saldo pendiente calculado automáticamente.
• Gastos y viáticos por caso, con control de reembolso.
• Totales por caso, por cliente y para todo el estudio.

Documentos del expediente

Todo lo del caso, en el caso.

• Carga de archivos por expediente, hasta 50 MB por archivo.
• Visibilidad configurable: del equipo, del cliente o privada.
• Descarga controlada: solo quien tiene acceso al caso puede abrirlos.
• El plan incluye 1 GB de almacenamiento para documentos y plantillas. Se puede ampliar cuando haga falta.
• Cada estudio ve en todo momento cuánto espacio lleva usado, y el sistema avisa antes de que se agote.

Equipo, permisos y auditoría

Un estudio no es una sola persona. StayOnCase reparte el acceso como se reparte el trabajo.

• Roles de socio, abogado y asistente.
• Asigne un abogado a un cliente y queda a cargo de toda su cartera, sin tener que asignarlo caso por caso.
• Un asistente puede cargar expedientes y preparar escritos sin quedar como patrocinador de nada.
• Bitácora de auditoría de solo lectura: quién hizo cada cambio, cuándo y desde qué dirección.

Migración desde Excel

Si su estudio ya lleva el control en una hoja de cálculo, no hay que digitar nada dos veces.

• Cargue su archivo y el sistema le muestra, fila por fila, qué entra y qué no, con el motivo, antes de escribir nada.
• Detecta expedientes repetidos, de modo que puede corregir el archivo y volver a cargarlo sin duplicar nada.
• Se han migrado carteras de más de doscientos expedientes en una sola carga.